AK Brief- und E-Mail-Erzeugung

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Das Produkt AK Brief- und E-Mail Erzeugung wurde im Herbst 2013 für die Stadtbücherei Lampertheim entwickelt und ist eine günstige Lösung zur Erzeugung der täglichen Benachrichtigungen. Ohne weitere Kosten ist darin die Erstellung der Briefe im Format PDF sowie die Erstellung und der kostensparende Versand als E-Mails enthalten.

Ausgangslage

Die Tagesarbeiten der SISIS-Sunrise Ausleihe erzeugen alle Benachrichtigungen lediglich im Format PCL - sie können so erst angesehen und kontrolliert werden, nachdem sie ausgedruckt wurden.

Eine Erzeugung der Benachrichtigungen im Format PDF ist innerhalb von SISIS-Sunrise nur nach Erwerb einer entsprechenden Lizenz möglich.

Ebenso ist der Versand von Benachrichtigungen als E-Mails innerhalb von SISIS-Sunrise nur nach Erwerb einer weiteren entsprechenden Lizenz möglich.

Lösung

Beispiel für einen im durchsuchbaren PDF-Format erstellten Brief

Nach den Tagesarbeiten der SISIS-Sunrise Ausleihe wird über die Crontab automatisch ein PHP-Skript gestartet, welches die in den erzeugten XML-Dateien vorhandenen Benachrichtigungen der Typen EXT, INT und GEB wie folgt verarbeitet:

  • Für alle Benutzer ohne vorhandene E-Mail-Adresse wird mit Hilfe der kostenlosen PHP-Klasse FPDF ein Brief im Format PDF erzeugt. Die Briefgestaltung lehnt sich dabei im Standard weitestgehend an das bereits gewohnte Aussehen der Briefe im PCL-Format an. Per Crontab-Eintrag kann die so entstandene PDF-Datei anschliessend automatisch ausgedruckt werden.
  • Für alle Benutzer mit vorhandener E-Mail-Adresse wird eine E-Mail erzeugt und gleich anschliessend verschickt. Sämtliche dieser E-Mails werden zu Kontrollzwecken nach Datum und Benutzernummer geordnet aufbewahrt.

Die Anreden sämtlicher Benachrichtigungen - also sowohl von Briefen wie auch E-Mails - sind personalisiert, die Texte selber entsprechen den in der SISIS-Sunrise Administration eingetragenen Brief- bzw. E-Mail-Texten.

Betriebssystem SUSE Linux Enterprise Server 11 SP2 (64-bit)
Webserver Apache HTTPS Server 2.2.22 mit PHP 5.4.13 und Klasse FPDF 1.7
Bibliothekssystem SISIS-Sunrise V4.1pl2

Optionen

Anpassung der Briefgestaltung für die Stadtbücherei Leinfelden-Echterdingen

Die Briefgestaltung lehnt sich wie schon erwähnt weitestgehend an das bereits gewohnte Aussehen der Briefe im PCL-Format an. Mit zusätzlichem Aufwand würde sich das Aussehen der Briefe aber durchaus verändern lassen:

  • Einfügen des Bibliothekslogos oder anderer Bilder an beliebiger Stelle
  • Andere Formatierung der Benachrichtigungstexte bis hin zur völligen Unabhängigkeit von den in der SISIS-Sunrise Administration hinterlegten Texten
    • Änderung des Satzspiegels, von Zeilenbreite, -abstand (Durchschuss) und -anzahl
    • Andere Schriftarten (diese müssen lediglich als True Type-Font zur Verfügung stehen)
    • Andere Schriftgrade (Schriftgrösse)
    • Andere Schriftauszeichnungen wie z. B. Schriftschnitte (Normal, Fett, Kursiv)
    • Verwendung von Farben
  • Unterschiedliche Briefgestaltung je nach Briefnummer oder anderen Kriterien

Zudem ist eine automatische Zählung der erstellten Briefe und E-Mails für Ihre Statistik denkbar.

Beispiel: Anpassungen der Stadtbücherei Leinfelden-Echterdingen

Für die Stadtbücherei Leinfelden-Echterdingen wurden folgende Anpassungen der Briefgestaltung umgesetzt (siehe dazu auch das Bild rechts):

  • Anzeige des Bibliothekslogos oben links
  • Als Schriftart wird "Officina Sans ITC Book" verwendet
  • Betreffzeile und Gebührensumme werden fett angezeigt
  • Falzstrichlein auf der linken Seite des Briefs
  • Millimetergenaue Randabstände und Positionierung des Texts gemäss Vorgaben der Bibliothek
  • Verbesserte Positionierung von Mahn- und Säumnisgebühren untereinander
  • Verwendung der Anrede "Liebe Eltern" bei unter 16-jährigen Benutzern
  • Zusätzliche Anzeige der Gesamtsumme der Gebühren auf jedem Brief
Michael Kuhn 2012 150x225.jpg
Die Benachrichtigungen an Ihre Benutzer sind gewissermassen die Visitenkarte Ihrer Bibliothek. Haben Sie eigene Vorstellungen wie diese aussehen sollte? Nehmen Sie dazu doch einfach Kontakt mit mir auf, bei Bedarf unterbreite ich Ihnen gerne eine entsprechende Offerte!

Einige Bildschirmkopien

Standard

Anpassungen der Stadtbücherei Leinfelden-Echterdingen