AK Erinnerung Jahresentgelt

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Das Produkt AK Erinnerung Jahresentgelt wurde 2014 für die Winterthurer Bibliotheken entwickelt und dient der automatischen Erinnerung der Benutzer an das fällige Jahresentgelt, wobei die erstellten Briefe im PDF-Format einen den Vorgaben von Bank und Post entsprechenden Einzahlungsschein enthalten. Im Produkt enthalten ist auch die Möglichkeit des Versands von Werbematerial (z. B. Veranstaltungshinweise) zusammen mit den ohnehin verschickten E-Mails.

Ausgangslage

Die Bibliotheksbenutzer bezahlen ihr Jahresentgelt nach Ablauf eines Jahres zumeist nicht lückenlos. Von der auftraggebenden Bibiothek wurde bei Entgeltfälligkeit bisher keine Rechnung oder Erinerung versandt. Um nach Fälligkeit eine unbezahlte Nutzung der Bibliothek zu verhindern, wurden die Benutzer mit abgelaufener Fälligkeit in SISIS-Sunrise gesperrt. Nach erfolgter Bezahlung beim Kundendienst wurde der Benutzer entsperrt und so die Nutzung für ein weiteres Jahr freigegeben.

Aufgrund der zeitlich nicht lückenlosen Verlängerungen gingen der Bibliothek jährlich geschätzte 40'000 Franken an Gebühreneinnahmen verloren.

Lösung

Beispiel für Briefpapier mit vorgedrucktem Einzahlungsschein (BESRDer Banken-EinzahlungsSchein mit Referenznummer (BESR) bezeichnet einen orangen Einzahlungsschein der Schweizerischen Post, um Geld auf ein Bankkonto zu überweisen.) samt den passgenau aufgedruckten Angaben aus der erzeugten PDF-Datei

Um die bisher entgangenen Entgelte wenigstens teilweise zu sichern, werden 30 Tage vor dem Fälligkeitsdatum des Entgelts die betroffenen Benutzer per E-Mail oder Brief daran erinnert. Die Benutzer können dabei auf bestimmte Benutzergruppen und die Abwesenheit bestimmter Sperren eingeschränkt werden.

  • Für alle Benutzer mit vorhandener E-Mail-Adresse wird eine einfache E-Mail samt den Zahlungsinformationen erzeugt.
    • Zusätzlich kann das Mitschicken eines Briefes im PDF-Format aktiviert werden. Der darin enthaltene Einzahlungsschein ist allerdings nur für's Online-Banking geeignet, da nicht sichergestellt werden kann, in welcher Art ein Ausdruck beim Benutzer stattfindet.
    • Zusätzlich kann das terminierbare Mitschicken sonstigen Werbematerials (z. B. eine PDF-Datei mit Veranstaltungshinweisen) aktiviert werden.
  • Für alle Benutzer ohne vorhandene E-Mail-Adresse wird ein Brief im PDF-Format erstellt, der passgenau auf Briefpapier der Bibliothek mit vorgedrucktem Einzahlungsschein (BESRDer Banken-EinzahlungsSchein mit Referenznummer (BESR) bezeichnet einen orangen Einzahlungsschein der Schweizerischen Post, um Geld auf ein Bankkonto zu überweisen.) ausgedruckt werden kann und in jeder Hinsicht den Vorgaben von Bank und Post entspricht. Das Bibliothekspersonal braucht diese Briefe also bloss noch auszudrucken, einzupacken und zu verschicken.

Die Anreden sämtlicher Benachrichtigungen - also sowohl von Briefen wie auch E-Mails - sind personalisiert, die Texte selber entsprechen den im Programm voreingestellten Brief- bzw. E-Mail-Texten. Die Briefe im PDF-Format werden mit Hilfe der kostenlosen PHP-Klasse FPDF erstellt.

Die Lösung ist seit November 2014 im produktiven Einsatz. Der Versand dieser Erinnerungsschreiben führt tatsächlich dazu, dass ein grosser Teil der Benutzer das Jahresentgelt via Einzahlung lückenlos verlängert. Als zusätzlicher Nebeneffekt verringert sich ausserdem der durch die Entgeltentrichtung verursachte administrative Aufwand, da nun deutlich weniger beim Kundendienst und stattdessen vermehrt via Online-Banking bezahlt wird.

Betriebssystem SUSE Linux Enterprise Server 11 SP1 (64-bit)
Webserver Apache HTTPS Server 2.2.22 mit PHP 5.4.13 und Klasse FPDF 1.7
Bibliothekssystem SISIS-Sunrise V4.1pl2

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