AK Brief- und E-Mail-Erzeugung

Das Produkt AK Brief- und E-Mail Erzeugung wurde Lieferscheinverwaltung wurde im Herbst 2013 für die Stadtbücherei Lampertheim entwickelt und ist eine günstige Lösung zur Erzeugung der täglichen Benachrichtigungen. Ohne weitere Kosten ist darin die Erstellung der Briefe im Format PDF sowie die Erstellung und der kostensparende Versand als E-Mails enthalten.

Ausgangslage

Die Tagesarbeiten der SISIS-Sunrise Ausleihe erzeugen alle Benachrichtigungen lediglich im Format PCL - sie können so erst angesehen und kontrolliert werden, nachdem sie ausgedruckt wurden.

Eine Erzeugung der Benachrichtigungen im Format PDF ist nur nach Erwerb einer entsprechenden Lizenz möglich.

Ebenso ist der Versand von Benachrichtigungen als E-Mails nur nach Erwerb einer weiteren entsprechenden Lizenz möglich.

Lösung

Beispiel für einen im durchsuchbaren PDF-Format erstellten Brief

Nach den Tagesarbeiten der SISIS-Sunrise Ausleihe wird über die Crontab automatisch ein PHP-Skript gestartet, welches die in den erzeugten XML-Dateien vorhandenen Benachrichtigungen wie folgt verarbeitet:

• Für alle Benutzer ohne vorhandene E-Mail-Adresse wird mit Hilfe der kostenlosen PHP-Klasse FPDF ein Brief im Format PDF erzeugt. Die Briefgestaltung lehnt sich dabei im Standard weitestgehend an das bereits gewohnte Aussehen der Briefe im PCL-Format an. Per Crontab-Eintrag kann die so entstandene PDF-Datei anschliessend automatisch ausgedruckt werden.
• Für alle Benutzer mit vorhandener E-Mail-Adresse wird eine E-Mail erzeugt und gleich anschliessend verschickt. Sämtliche dieser E-Mails werden zu Kontrollzwecken nach Datum und Benutzernummer geordnet aufbewahrt.

Die Anreden sämtlicher Benachrichtigungen - also sowohl von Briefen wie auch E-Mails - sind personalisiert, die Texte selber entsprechen den in der SISIS-Sunrise Administration eingetragenen Brief- bzw. E-Mail-Texten.

Betriebssystem	SUSE Linux Enterprise Server 11 SP2 (x86_64)
Webserver	Apache HTTPS Server 2.2.22 mit PHP 5.4.13
Bibliothekssystem	SISIS-Sunrise V4.1pl2

Optionen

Die Briefgestaltung lehnt sich wie schon erwähnt weitestgehend an das bereits gewohnte Aussehen der Briefe im PCL-Format an. Mit zusätzlichem Aufwand würde sich das Aussehen der Briefe aber durchaus verändern lassen:

• Einfügen des Bibliothekslogos oder anderer Bilder an beliebiger Stelle
• Andere Formatierung der Benachrichtigungstexte bis hin zur völligen Unabhängigkeit von den in der SISIS-Sunrise Administration hinterlegten Texten
  • Andere Schriftarten (dies müssen lediglich als True Type-Font zur Verfügung stehen)
  • Andere Schriftgrade (Schriftgrösse)
  • Andere Schriftschnitte (Normal, Fett, Kursiv)
• Unterschiedliche Briefgestaltung je nach Briefnummer oder anderen Kriterien

Zudem ist eine automatische Zählung der erstellten Briefe und E-Mails denkbar.

Einige Bildschirmkopien

• 

  Beispiel für einen Brief im PDF-Format

• 

  Das erzeugte PDF-Format ist durchsuchbar

• 

  Beispiel für eine verschickte E-Mail

• 

  Interne und externe Briefe im PDF-Format