AK Newsletter-Versand per E-Mail

Das Produkt AK Newsletter-Versand per E-Mail wurde 2014 von Michael Kuhn (Admin Kuhn GmbH) entwickelt und dient dem einfachen Versand eigener Texte in Form eines E-Mail-Newsletter an die Benutzer einer Bibliothek. Es wird seit Ende Juli 2015 von der Stadtbücherei Lampertheim eingesetzt.

Ausgangslage

Der Versand von E-Mails ist eine sehr kostengünstige und zeitgemässe Art der Zustellung von Nachrichten.

Die meisten Bibliotheken erfassen zwar die E-Mail-Adressen ihrer Benutzer, können diese aber nur für den automatischen Versand der von den Tagesarbeiten Ausleihe erzeugten Benachrichtigungen verwenden. Theoretisch wäre zwar auch ein Entladen und Weiterverwenden dieser E-Mail-Adressen für andere zwecke möglich, jedoch gibt es dafür keinen automatisierten Ablauf, sodass der zu betreibende Aufwand für viele Bibliotheken zu gross ist.

Gewünscht wurde seit längerem die Möglichkeit, diese E-Mail-Adressen auch für den Versand eines Newsletters nutzen zu können. Diese Möglichkeit des Kontakts zu den Bibliotheksbenutzern wird umso wichtiger, desto mehr Benutzer zwar bei der Bibliothek eingeschrieben sind, deren Räumlichkeiten aber seltener aufsuchen, da sie ihre Bedürfnisse per OPAC und E-Medien-Angebot decken.

Lösung

Alle notwendigen Schritte von der Erstellung bis zum Versand des Newsletters sind auf einer eigenen internen Webseite jederzeit abrufbar:

1. Die Bibliothek schreibt den gewünschten Text des Newsletters.

2. Hochladen des gewünschten Texts samt Betreffzeile als TXT-Datei über eine einfache Weboberfläche auf den Bibliotheksrechner hochgeladen. Der Erfolg des Hochladens ist dabei direkt auf dieser Weboberfläche sichtbar.

3. Anmeldung am Bibliotheksrechner als Linux-Benutzer "sisis" (z. B. über den Terminal-Client PuTTY).

4. Der Newsletter-Versand kann mit dem Argument "test" über ein Shell-Skript gestartet werden, um einen Test-Newsletter zu erhalten, der dann nur an eine zuvor hinterlegte E-Mail-Adresse geht. So kann auf einfache Weise das Layout kontrolliert und der Text nochmals auf Schreibfehler überprüft werden.

5. Mit dem Argument "echt" wird der Newsletter dann tatsächlich an sämtliche in der Datenbank vorhandenen E-Mail-Adressen verschickt. Die Anrede in sämtlichen E-Mails ist dabei personalisiert.

Bei der Einrichtung des Produkts ist es auch möglich, bestimmte Benutzergruppen (z. B. Kinder oder Institutionen) vom Newsletter-Versand per E-Mail auszunehmen oder bestimmte Anreden zu verwenden (z. B. abhängig von Benutzergruppe, Geschlecht, Alter usw.).

Betriebssystem	SUSE Linux Enterprise Server 11 SP2 (64-bit)
Webserver	Apache HTTPS Server 2.2.22 mit PHP 5.4.13
Bibliothekssystem	SISIS-Sunrise V4.1pl2

Optionen

Mit zusätzlichem Aufwand könnte der Newsletter-Versand selbstverständlich noch erweitert werden. Zu bedenken ist hier allerdings, dass Sie Ihren Benutzern nicht unnötig Hindernisse in den Weg legen: zwingend vorausgesetzte Betriebssysteme, Mail-Clients oder Mail-Client-Einstellungen, benötigte Dateibetrachter usw. machen die Lektüre zwar für die einen schöner - für andere Benutzer aber verwirred oder gar unmöglich.

Versand als HTML-Mail (also mit Farbe, Textauszeichnung, Bildern...)
Versand mit Anhängen (z. B. PDF-Datei)
unterschiedliche Texte für unterschiedliche Benutzergruppen
Erstellung und Testversand des Newsletters direkt über die Weboberfläche

Zudem ist auch eine automatische Zählung der versandten E-Mails für Ihre Statistik denkbar.

Mit einem Newsletter können Sie Ihre Benutzer einfach und direkt über Neuigkeiten in Ihrer Bibliothek informieren. Haben Sie eigene Vorstellungen wie dieser aussehen sollte? Nehmen Sie dazu doch einfach Kontakt mit mir auf, bei Bedarf kann ich Sie gerne beraten!