AK Erinnerung Jahresentgelt

Das Produkt AK Erinnerung Jahresentgelt wurde 2014 für die Winterthurer Bibliotheken entwickelt und dient der automatischen Erinnerung der Benutzer an das fällige Jahresentgelt, wobei die erstellten Briefe im PDF-Format einen den Vorgaben von Bank und Post entsprechenden Einzahlungsschein enthalten. Ebenfalls im Produkt enthalten ist die Möglichkeit des Versands von Werbematerial (z. B. Veranstaltungshinweise) zusammen mit den ohnehin verschickten E-Mails.

Ausgangslage

Die Bibliotheksbenutzer bezahlen ihr Jahresentgelt nach Ablauf eines Jahres zumeist nicht lückenlos. Von der auftraggebenden Bibiothek wurde bei Entgeltfälligkeit bisher keine Rechnung oder Erinerung versandt. Um nach Fälligkeit eine unbezahlte Nutzung der Bibliothek zu verhindern, wurden die Benutzer mit abgelaufener Fälligkeit in SISIS-Sunrise gesperrt. Nach erfolgter Bezahlung beim Kundendienst wurde der Benutzer entsperrt und so die Nutzung für ein weiteres Jahr freigegeben.

Aufgrund der zeitlich nicht lückenlosen Verlängerungen gingen der Bibliothek jährlich geschätzte 40'000 Franken an Gebühreneinnahmen verloren.

Lösung

Um die bisher entgangenen Entgelte wenigstens teilweise zu sichern, werden 30 Tage vor dem Fälligkeitsdatum des Entgelts automatisch die betroffenen Benutzer per E-Mail oder Brief daran erinnert. Die Benutzer können dabei auf bestimmte Benutzergruppen und die Abwesenheit bestimmter Sperren eingeschränkt werden.

• Für alle Benutzer mit vorhandener E-Mail-Adresse wird eine einfache E-Mail samt den Zahlungsinformationen erzeugt.
  • Zusätzlich kann bei Bedarf das Mitschicken eines Briefes im PDF-Format aktiviert werden. Der darin enthaltene Einzahlungsschein
  • Zusätzlich kann bei Bedarf auch das terminierbare Mitschicken sonstigen Werbematerials (z. B. eine PDF-Datei mit Veranstaltungshinweisen) aktiviert werden.
• Für alle Benutzer ohne vorhandene E-Mail-Adresse wird ein Brief im PDF-Format erstellt, der auf Briefpapier der Bibliothek mit vorgedrucktem Einzahlungsschein ausgedruckt werden kann. Der vorhandene leere Einzahlungsschein (BESR) wird dabei passgenau bedruckt und entspricht in jeder Hinsicht den Vorgaben von Bank und Post. Das Bibliothekspersonal braucht diese Briefe also bloss noch auszudrucken, einzupacken und zu verschicken.

Die Anreden sämtlicher Benachrichtigungen - also sowohl von Briefen wie auch E-Mails - sind personalisiert, die Texte selber entsprechen den im Programm eingetragenen Brief- bzw. E-Mail-Texten. Die Briefe im PDF-Format werden mit Hilfe der kostenlosen PHP-Klasse FPDF erstellt.

Die Lösung ist seit November 2014 im produktiven Einsatz. Der Versand dieser Erinnerungsschreiben führt tatsächlich dazu, dass ein grosser Teil der Benutzer das Jahresentgelt via Einzahlung lückenlos verlängert. Als zusätzlicher Nebeneffekt verringert sich ausserdem der durch die Entgeltentrichtung verursachte administrative Aufwand, da nun deutlich weniger an der Ausleihtheke und stattdessen vermehrt via Online-Banking bezahlt wird.

Betriebssystem	SUSE Linux Enterprise Server 11 SP1 (64-bit)
Webserver	Apache HTTPS Server 2.2.22 mit PHP 5.4.13 und Klasse FPDF 1.7
Bibliothekssystem	SISIS-Sunrise V4.1pl2

Einige Bildschirmkopien

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  Beispiel für Briefpapier mit vorgedrucktem Einzahlungsschein (BESR)

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  Beispiel für eine PDF-Datei samt den Angaben für den Einzahlungsschein (BESR), die passgenau auf das Briefpapier der Bibliothek gedruckt werden kann

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  Beispiel für eine Erinnerungs-E-Mail, hier mit angehängtem Brief und Flyer

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  Beispiel für einen per E-Mail mitgeschickten Brief im PDF-Format samt künstlichem Einzahlungsschein

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  Beispiel für eine an die E-Mail angehängte PDF-Datei (Flyer) mit einem Veranstaltungshinweis